Como criar um fluxo de trabalho no SharePoint Online
A Microsoft desenvolveu o pacote Office com vários aplicativos focados no trabalho diário de cada usuário e, portanto, cada um possui um design especial, portanto, para usuários que lidam com grandes quantidades de dados o Excel é o solução ideal, para quem deve realizar apresentações em PowerPoint é o seu aliado como o Word para todos os temas de arquivos.
Um dos aplicativos que faz parte do pacote Office mas não instalado por padrão é o SharePoint que podemos obter através de vários pagamentos planos.
- Carregar arquivos para o SharePoin t biblioteca de documentos para acessá-los de qualquer lugar ou dispositivo.
- Trabalhe com outros usuários no mesmo documento e simultaneamente em tempo real.
- Abra um documento em uma biblioteca de documentos.
- Compartilhe documentos com mais usuários.
- Crie um site de grupo.
- Compartilhe diferentes sites .
- Adicione uma lista ou biblioteca ao site do grupo e muitas outras ações.
- Uma das tarefas mais executadas no SharePoint é a criação de fluxos de trabalho.
Aqui estão as etapas completas para criar fluxos de trabalho no SharePoint 2019 online. Também deixamos este tutorial em vídeo como um complemento para criar uma equipe ou uma página de comunicação no SharePoint Online.
Para acompanhar, lembre-se de se inscrever em nosso canal no YouTube! ASSINAR
1. O que é um fluxo de trabalho no SharePoint Online
Os fluxos de trabalho no SharePoint foram criados para permitir que os usuários colabore em documentos e, a partir daí, gerencie as tarefas do projeto, o que facilita a implementação de processos específicos nos documentos, arquivos ou elementos de um site do SharePoint. Dessa forma, o fluxo de trabalho atua como um conjunto de tarefas automatizadas de documentos e elementos, usando uma sequência de ações ou tarefas relacionadas a um processo de negócios.
Isso, por sua vez, está associado a uma lógica de negócios que forma um conjunto de instruções onde as indicações são dadas e todas as ações que podem afetar o documento ou o elemento integrado no workflow são controladas. Um fluxo de trabalho nos oferece soluções como:
- Redução de custos.
- Melhorias na hora de coordenar os processos de negócios.
- Visualizar, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho para um ou mais usuários.
- Coletar comentários: com este fluxo, um documento ou item é redirecionado a um grupo de pessoas para dar e enviar seus comentários.
- Aprovação: Ao usar este fluxo, o documento ou elemento é organizado para que um grupo de pessoas dê sua aprovação.
- Coletar assinaturas: este fluxo direciona um documento do Microsoft Office a um grupo de pessoas para que suas assinaturas digitais sejam coletadas.
- Três estados: É um fluxo de trabalho especial, pois pode ser implementado para processos de administração onde é necessário rastrear um ou mais volumes de problemas ou elementos, por exemplo, assistência técnica i ncidentes, campanhas de vendas, etc.
- Aprovação de publicação: É um fluxo idêntico para aprovação, pois automatiza o envio de conteúdo a usuários especialistas para revisão e aprovação.
- Se um fluxo for adicionado a um tipo de conteúdo de lista, este fluxo só será habilitado para itens do mesmo tipo de conteúdo na lista ou biblioteca associada.
- Se um fluxo for adicionado diretamente a uma lista ou biblioteca, estará disponível apenas para itens dessa lista ou biblioteca no SharePoint
- Se adicionarmos um fluxo a um tipo de conteúdo de site, ele só estará disponível para todos os elementos desse tipo de conteúdo em as listas e bibliotecas onde uma instância com aquele conteúdo foi adicionada.
- Se você deseja que um fluxo de trabalho esteja disponível em todas as listas ou bibliotecas de um site, devemos criar um fluxo de site.
O Microsoft Flow foi desenvolvido para automatizar tarefas entre o SharePoint e outros Office 365, bem como serviços de terceiros para receber notificações, sincronizar arquivos, coletar dados e mais tarefas. O plano do SharePoint pode ser adquirido no link a seguir. Lá, selecionamos a opção que melhor atende às nossas necessidades.
2. Criar fluxo de trabalho no SharePoint Online
Para iniciar este processo, iremos para o seguinte link e inseriremos as credenciais que foram criadas quando você adquiriu o plano do SharePoint Online:
Veremos o seguinte:
Lá selecionamos “SharePoint” e seremos redirecionados para a seguinte janela:
Lá será necessário criar um site para poder aplicar o workflow, para isso clicamos no botão “Criar um site” e veremos o seguinte:
Lá definimos o tipo de site a ser criado, em neste caso selecionamos “Site do grupo” e na janela seguinte definimos seu nome e configurações de privacidade:
Clique em Avançar e será possível adicionar mais proprietários, clique em Concluir para criar te o site:
A seguir, iremos criar uma nova lista, para isso clicamos no botão Novo e lá selecionamos Lista:
No janela seguinte atribuímos nome e descrição da lista:
Clique em Criar para concluir a criação da nossa lista e seremos redirecionados para esta janela onde veremos as opções do criado list:
Lá, no topo da lista ou biblioteca que criamos, devemos clicar na opção “Fluxo” e a seguir na opção “Criar um fluxo”:
Clicar aqui exibirá a barra lateral a seguir com vários modelos para usar no fluxo a ser criado. Podemos clicar na linha “Ver os fluxos” para acessar mais opções.
Neste caso, selecionamos o modelo “Enviar um e-mail” e seremos redirecionados para a seguinte janela onde veremos o assistente do Microsoft Flow:
Lá clicamos no botão 'Introdução' para aceitar os termos da licença e acessar o Microsoft Flow.
Veremos o seguinte:
Com base no fluxo selecionado, as opções serão exibidas, clique no botão “Criar fluxo” para iniciar o processo de configuração . Outra alternativa que temos é ir para a seção 'Templates' e a partir daí acessar todas as opções disponíveis:
Lá podemos clicar no modelo desejado para o fluxo no SharePoint Online:
Uma vez que o fluxo de trabalho é criado, podemos ir para a seção “Meus fluxos” para ver seus detalhes:
Em alguns modelos, será necessário aplicar algum tipo de ação em estes, por exemplo, selecionamos o modelo “Envie-me minha localização pelo correio”. Assim que iniciarmos o processo de criação do fluxo, a primeira etapa a ser executada é conhecida como gatilho, que determinará a maneira como o fluxo deve ser iniciado:
Neste caso, inserimos um email no campo “Send mail” e a seguir clique em “New step” e podemos definir a ação a ser realizada. Lembre-se de que o workflow realizará essas ações automaticamente de acordo com os critérios que indicamos.
Um ponto favorável do SharePoint é que será possível verificar a integridade do fluxo, para isso clicamos na opção “Flow Checker” e podemos visualizar tanto os erros quanto os avisos:
Agora, para validar se o fluxo está funcionando corretamente, clique no botão 'Executar' e será exibido o seguinte:
Aí vemos o tipo de template selecionado, bem como a ação a ser executada, clicamos em “Continuar” e veremos algumas opções adicionais:
Clique em “Executar fluxo” para realizar o testes e o resultado será o seguinte:
Se desejarmos, podemos clicar na linha “Ver atividade de execução do fluxo” para acessar o histórico do fluxo selecionado:
Agora, este template é responsável por enviar nossa localização para o endereço de e-mail, portanto, no endereço que indicamos veremos o seguinte:
3. Opções de fluxo de trabalho no SharePoint Online
Quando selecionamos um fluxo criado, podemos clicar no ícone “Mais” e realizar ações como:
- Executar o fluxo selecionado
- Compartilhar com outros usuários
- Crie uma cópia
- Exporte-a
- Armazene-a como um modelo
- Analise-o
- Remova-o
Como vemos, cada opção é completa e prática. Algo para manter em mente essencial para acompanhar as notificações, é a opção de usar nosso dispositivo móvel para receber notificações ou editar alguns parâmetros, para isso podemos baixar o aplicativo Microsoft Flow nos links a seguir. Depois de baixado e instalado, devemos configurar a conta associada ao SharePoint para receber notificações.
Com o fluxo de trabalho do SharePoint integrado ao Microsoft Flow, temos várias opções de gerenciamento e controle sobre aspectos relevantes da colaboração em grupo e cada site ou biblioteca que é criado.
