Como compartilhar um arquivo Excel 2019
A maioria dos usuários de pacotes do Office gostam de outras pessoas, como amigos ou colegas de trabalho, para nos ajudar com as tarefas de alimentação de dados e edição de arquivos, especialmente se o Excel estiver envolvido. Esta é uma alternativa muito prática porque se aplica o ditado 'a unidade faz a força' e é por isso que compartilhar pode nos ajudar a reforçar esse ditado. Para isso a Microsoft integrou dentro de sua última edição o Microsoft Excel 2019 a opção de compartilhar um arquivo com mais usuários para que cada um ali contribua com seu conhecimento ou responsabilidade e assim gerenciar os dados de uma forma muito mais organizada.
Não é necessário que recorramos ao que costumávamos fazer em um processo de envio do arquivo por e-mail para cada usuário, pois isso poderia incorrer em edições inadequadas ou falhas de segurança. nova função de compartilhamento, podemos esquecer esses erros, pois poderemos conceder permissões a outros usuários como:
- Veja o livro do Excel 2019.
- Comente as células ou os dados armazenado lá.
- Edite o conteúdo das páginas do livro.
- Faça login com nossa conta da Microsoft no Office 2019.
- Salve o documento no OneDrive para que esteja disponível para todos os usuários atribuírem.
Para salvar ou r arquivo na nuvem, OneDrive, devemos clicar no botão Salvar (se for a primeira vez que o livro será salvo) ou no botão Salvar como (se já tiver sido salvo), então, na janela expandida selecionaremos a opção OneDrive e lá atribuiremos o nome desejado:
AdminGuides explicará em detalhes nas etapas a seguir como você pode compartilhar um arquivo no Excel 2019 e, portanto, não ter dores de cabeça em alterações futuras. Algo a ter em mente é que no momento em que compartilhamos um arquivo do Excel 2019 por padrão, certas ações são restritas a ele, a menos que autorizemos a edição, algumas das restrições são:
- Adicionar gráficos
- Realizar validação de dados
- Usar fórmulas de matriz
- Executar macros
- Aplique formato condicional
- Crie tabelas e relatórios de tabelas dinâmicas e mais alguns.
Com isso em mente, veremos como podemos compartilhe o arquivo e, a partir daí, aproveite a ajuda de nossos colegas.
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1. Como compartilhar um arquivo no Microsoft Excel 2019
Para realizar este processo, nós abra o livro do Excel para compartilhar e clique na opção 'Compartilhar' localizada no canto superior direito dos menus, podemos ver que se a pasta de trabalho do Excel não estiver na nuvem, somos solicitados a fazer o dever de casa:
Depois de salvar o documento, podemos ver na parte inferior deste, bem como o integrado opções de compartilhamento no Excel 2019:
Lá encontramos as seguintes opções para configurar para que nossa tarefa seja realizada com perfeição como o AdminGuides deseja:
- No campo Convidar pessoas, devemos inserir o nome dos usuários com os quais o arquivo deve ser compartilhado ou seu e-mail.
- Na parte inferior o nível de permissão atribuído estará disponível, lá as opções são Pode editar (permite a todos os usuários para fazer alterações no livro) ou Pode visualizar (a edição do arquivo é restrita).
- No campo inferior podemos adicionar uma mensagem se desejarmos.
O Microsoft Excel 2019 adiciona uma opção adicional chamada Compartilhar alterações automaticamente, isso nos permite estar atentos a qualquer alteração feita no arquivo em tempo real, as opções disponíveis são Pergunte-me, Sempre ou Nunca. Para compartilhar o arquivo Excel 2019, temos duas opções que são:
- Clique no botão 'Compartilhar' que fará a tarefa automaticamente para nós e enviará um link para as contas inseridas.
- Se quiser fazer isso manualmente, você deve clicar na linha 'Obter um link para compartilhar' localizada na parte inferior e esta cópia e enviá-la pelo meio desejado, e-mail, chat, etc.
Assim que o arquivo for compartilhado será possível ver no campo dos proprietários o usuário que foi adicionado, bem como a permissão concedida:
Se escolhermos para usar a forma manual, em AdminGuides sabemos que muitos usuários gostam de fazer coisas mais pessoais, podemos clicar na linha mencionada e a seguinte janela será exibida onde temos dois tipos de links:
- Obtenha um link para que os usuários possam editar.
- Obtenha um link para que você possa apenas visualizar o arquivo.
Lá, selecionamos o link mais apropriado e o seguinte será exibido:
Vamos clicar no botão 'Copiar' ne este link será enviado ao usuário desejado. Se escolhermos este método, veremos a linha 'Usuários com links de edição' no campo 'Proprietários':
Quando usamos este método, o usuário ou usuários que determinamos receberão em seu e-mail o respectivo convite para editar o arquivo Excel 2019. Lá você deve clicar no botão 'OneDrive' e como num passe de mágica você estará nos ajudando a editar o livro selecionado.
2. Como compartilhar um arquivo usando o método legado no Microsoft Excel 2019
Para AdminGuides é importante, sempre foi e sempre será , para oferecer a cada um de seus visitantes as melhores alternativas para a execução de uma tarefa, por isso vamos explicar o outro método que o Excel 2019 nos oferece para compartilhar um livro. Isso é feito usando o método legado que nos permite hospedar o arquivo na rede local para que outras pessoas tenham acesso a ele. Para este método, é importante esclarecer que o OneDrive não se aplica, então devemos usar um caminho compartilhado em nosso computador com a sintaxe '\ server_name \ folder_name'.
Este método envolve ir para o ' Revise a aba 'e usando as opções que a Microsoft nos dá para executar isso, mas que surpresa da Microsoft, no Excel 2019 esses botões estão ocultos, então devemos nos tornar mágicos para detectá-los, mas os AdminGuides farão esse ato mágico para você. p> Para isso devemos ir ao menu Arquivo / Opções e na janela expandida iremos para a seção 'Barra de ferramentas de acesso rápido', lá, vamos ao campo 'Comandos disponíveis' e selecionamos a opção Todos os comandos onde iremos primeiro coloque a linha 'Compartilhar livro (herdado)':
Clicamos no botão 'Adicionar' e este processo se repetirá com as seguintes linhas:
- Controle de mudança (herdado).
- Proteger compartilhado (herdado).
- Compare e combine livros.
Adicionamos todas essas opções ao Barra de acesso rápido do Excel 2019:
Clicamos em OK e agora veremos essas opções no acesso rápido da planilha do Excel 2019 no topo:
Vamos clique no botão 'Compartilhar livro (herdado)' e na janela aberta ativamos a caixa 'Usar a característica anterior de livros compartilhados em vez da nova experiência de coautoria':
A função de co-autoria é o que AdminGuides explicou a você em detalhes no processo inicial usando o OneDrive e a função 'Compartilhar'. Na aba 'Uso avançado' poderemos fazer mudanças ou ações como:
- Definir por quanto tempo o histórico de mudanças foi salvo.
- Atualizar as mudanças.
- Configurar impressoras ou filtros
Uma vez que esses processos tenham sido definidos, devemos simplesmente clicar em 'Aceitar' para serem aplicados, o seguinte a mensagem será exibida:
Clique em OK e agora podemos ver na parte superior que há a legenda 'Foi compartilhado' ao lado do nome do arquivo:
A partir deste ponto, todos os usuários podem acessar o arquivo e trabalhar nele. Como nosso objetivo é a segurança das informações cadastradas na planilha Excel, é possível proteger o livro que compartilhamos, para isso clicamos no botão Proteger livro compartilhado (herdado) na barra de acesso rápido:
Na janela que se abre, vamos ativar a caixa 'Compartilhar com controle de alterações'. Clique em OK para salvar as alterações.
Para gerenciar melhor as alterações feitas neste arquivo, clicamos no botão 'Controle de alterações (herdado)' e selecionamos a opção mais adequada:
Ao validar as alterações será possível definir sob quais critérios iremos validar isso:
Com base nos critérios selecionados as alterações serão ser realçado e quando movermos o mouse sobre a célula veremos detalhes como a data da alteração e qual alteração foi feita:
Será possível para vários usuários ter o livro compartilhado aberto e queremos eliminar alguns deles. Para isso clicamos novamente no botão 'Compartilhar livro (herdado)' e na aba 'Modificação' selecionamos o usuário desejado e clicamos no botão 'Remover usuário':
Caso o usuário selecionado está trabalhando e editando o livro do Microsoft Excel, uma mensagem será enviada indicando que as alterações não salvas desse usuário serão perdidas.
Quando não for mais necessário compartilhar o livro Excel 2019, podemos parar de compartilhá-lo usando qualquer uma das seguintes opções:
- No menu Review vá para o grupo 'Protect' e clique na opção 'Stop share the book'.
- Clicando novamente no botão 'Compartilhar livro (herdado') e desativando a caixa 'Usar o recurso anterior de livros compartilhados em vez da nova experiência de coautoria'.
Passo 17Ao usar qualquer um desses métodos, veremos a seguinte mensagem:
AdminGuides explicou claramente as opções para compartilhar um livro do Excel 2019 e, a partir daí, usar uma das atividades mais importantes laços do ser humano: trabalho em equipe.
