Como arquivar automaticamente o Outlook 2013, 2016
O Microsoft Outlook é uma das plataformas de e-mail mais usadas atualmente por suas diferentes características e desempenho tanto no gerenciamento de e-mail quanto nos contatos e calendários. É natural que recebamos centenas ou milhares de e-mails, mas essas mensagens logo preencherão a caixa de entrada do Outlook sem que percebamos novas mensagens, respostas ou encaminhamentos.
Para resolver e ajudar a melhorar esta situação, o Outlook nos oferece a função de nós mesmos -arquivamento que move os elementos antigos. Isso é feito porque podemos querer manter um arquivo para manter a caixa de entrada e suas respectivas pastas em ordem.
Vamos aprender a ativar a opção de arquivamento automático e este processo é idêntico nas versões 2013, 2016 e 2019 do Outlook ..
1. Como arquivar e-mails no Outlook 2013, 2016
Para começar processo, acessamos o Outlook e lá devemos ir ao 'menu Arquivo' e lá devemos clicar na seção 'Opções'.
Na janela pop-up iremos para o Categoria 'Avançado' e no painel direito localizaremos a seção 'Auto-arquivar' e veremos o seguinte:
Lá clicamos no botão 'Configuração de AutoFile' onde o será mostrado o seguinte:
Como podemos ver, a opção 'Executar AutoFile' é desativada todas as vezes, ao ativar esta caixa veremos as seguintes opções:
- Pergunte ao usuário antes de realizar a tarefa.
- Exclua e-mails expirados.
- Exclua itens cuja idade seja maior que um determinado período.
- Defina a rota para onde os elementos antigos devem ser movidos.
- Defina a frequência de execução do AutoFile e muito mais.
Depois de definir isso, clique em OK para aplicar as alterações.
A próxima opção é 'Perguntar antes de executar o AutoFile', que permite ao Outlook iniciar uma mensagem antes da ação . Isso nos permitirá confirmar se queremos que o processo aconteça.
Nas outras opções podemos definir rotas, períodos e tipos de e-mails que devem estar envolvidos no processo de AutoFile.
2. Como autoarquivar diferentes objetos no Outlook 2013, 2016
As pastas padrão do Autoarchiva Outlook são:
- Itens enviados
- Tarefas
- Calendário
- Elementos excluídos
Para adicionar um novo pasta, vamos clicar com o botão direito sobre ela e selecionar a opção 'Propriedades'
Também será possível acessar as propriedades da pasta no caminho 'Propriedades da Pasta / Pasta' no cardápio. Na janela exibida iremos para a aba 'AutoFile' onde veremos o seguinte:
Lá podemos ativar algumas das caixas como:
- Arquivos de itens nesta pasta usando as configurações padrão que fazem uso dos valores padrão do Outlook.
- Arquive esta pasta usando a seguinte configuração que nos permite estabelecer nossos próprios métodos de uso.
Como vemos, o processo é simples para arquivar automaticamente e-mails antigos no Outlook 2013, 2016 ou 2019.
