Como Utilizar a Folha de Cálculo Microsoft Comparar com a Análise de Versões de Arquivos Excel

O Microsoft Excel tem um recurso que permite aos usuários acompanhar as alterações feitas em uma pasta de trabalho. No entanto, uma vez que as mudanças são aceitas no livro de exercícios, o rastro da mudança se perde para sempre. Então, o que acontece quando você precisa reverter ou consultar a versão anterior do livro de exercícios?

Uma opção que você pode tentar é o Comparativo de Planilhas da Microsoft. O Microsoft Spreadsheet Compare facilita aos utilizadores a comparação de duas versões de um ficheiro Excel. A ferramenta destaca então as diferenças entre os dois arquivos, facilitando a detecção de alterações.

Requisitos para utilizar a Folha de Cálculo Microsoft Comparar

Você pode acessar o Microsoft Spreadsheet Compare no Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016, e Office Professional Plus 2019. A ferramenta pode ser acessada a partir do grupo de programas Microsoft Office Tools.

Para que a comparação funcione, é necessário ter diferentes versões da planilha. A ferramenta então analisa os arquivos e destaca as diferenças usando certos critérios. É assim que funciona:

Como analisar duas versões de uma planilha de trabalho com o Microsoft Spreadsheet Compare

Para analisar diferentes versões de uma pasta de trabalho, você tem que importar ambas as pastas de trabalho na ferramenta Comparação de planilhas. Aqui está como fazer isso:

Passo 1:A partir do menu Iniciar, procure por Spreadsheet Compare e lance-a.

Passo 2:Na guia Home, no grupo Comparar, selecione Comparar arquivos para abrir uma caixa de diálogo.

Passo 3:Dentro da caixa de diálogo Comparar arquivos, selecione o ícone Arquivo ao lado da opção Comparar (arquivo mais antigo). Selecione o arquivo Excel no File Explorer e clique em Abrir.

Passo 4:Selecione o ícone Arquivo ao lado da opção Para (arquivo mais recente) dentro da caixa de diálogo Comparar arquivos. Selecione o arquivo Excel no File Explorer e clique em Abrir.

Passo 5:Clique em OK para iniciar o processo de comparação.

Nota:Se você descobrir que a ordem da comparação de arquivos está misturada, você pode clicar em Swap para mudar a posição de cada pasta de trabalho.

Passo 6:Você pode racionalizar o que a ferramenta Comparar planilha analisa marcando ou desmarcando as caixas de seleção na parte inferior esquerda da ferramenta. A função de algumas das caixas de seleção são explicadas abaixo:

• Valores entrados:destaca uma mudança na entrada de dados dentro das pastas de trabalho.
• Valores Calculados:destaca a diferença nos valores computados dentro das pastas de trabalho.
• Fórmulas:destaca uma mudança nas fórmulas dentro dos livros de exercícios.
• Nomes:destaca a diferença nos nomes das células dentro das pastas de trabalho.
• Macros:destaca a diferença do código VBA dentro das pastas de trabalho.

Um gráfico no canto inferior direito da ferramenta, classifica os diferentes tipos de alterações na pasta de trabalho. Este gráfico pode ser usado para identificar as mudanças que mais ocorrem nas pastas de trabalho.

Como Exportar Resultados de Comparação da Folha de Cálculo Microsoft Comparar

Uma vez que você clique em Ok para Comparar planilhas para analisar as alterações em suas planilhas, as alterações identificadas são destacadas em diferentes cores de texto e preenchimento de células. Os resultados da comparação podem ser usados diretamente na ferramenta ou exportados para outra plataforma. Aqui está como fazer isso:

Exportar Resultados de Comparação para o Microsoft Excel

Ao exportar os resultados da comparação para o Microsoft Excel, você pode realizar uma análise mais detalhada sobre ele. Aqui está como exportá-lo:

Passo 1:Na Fita da ferramenta Comparação de Planilhas, selecione Exportar Resultados, que lança o File Explorer.

Passo 2:Seleccione o local onde pretende guardar o ficheiro e introduza um nome para o ficheiro.

Passo 3:Selecione Salvar.

A análise comparativa deve agora estar disponível no seu local de salvamento.

Resultados da Comparação de Cópias para a Área de Transferência

Se você gostaria de usar os resultados da comparação em qualquer outra plataforma, exceto o Microsoft Excel, então copiar para a área de transferência é a melhor opção. Aqui está como fazer isso:

Passo 1:Na ferramenta Comparar Fita da Planilha, selecione Copiar Resultados para a Área de Transferência.

Passo 2:Inicie um aplicativo para colar os dados copiados.

Passo 3:Seleccione Ctrl + V no seu teclado para colar.

Limitações da Folha de Cálculo Comparação

Isso é tudo sobre como usar o Microsoft Spreadsheet Compare para comparar diferentes versões de um arquivo Excel. No entanto, a ferramenta tem uma grande limitação na medida em que as alterações observadas nos livros de trabalho comparados não podem ser aceites ou rejeitadas. A ferramenta apenas mostra folhas de Excel lado a lado e destaca as mudanças para facilitar a identificação dos usuários.