Como criar modelos de e-mail no Microsoft Outlook

Uma das melhores formas de poupar tempo em tarefas repetitivas é através da criação de modelos. O modelo ajuda a fornecer uma estrutura ou formulário para qualquer conteúdo. Por exemplo, no Microsoft Outlook, os usuários podem criar modelos de e-mail em vez de criar e-mails a partir do zero a cada vez.

Estes modelos de e-mail são úteis quando os e-mails enviados têm o mesmo conteúdo ou estrutura similar. Para criar um modelo de e-mail no Microsoft Outlook, os usuários podem usar o recurso Quick Parts ou o add-in My Templates. É assim que funciona:

Criar modelo de e-mail usando peças rápidas no Microsoft Outlook

Quick Parts é uma galeria no Microsoft Outlook que contém conteúdo reutilizável, como texto e imagens. Os usuários podem selecionar convenientemente estes itens e inseri-los em e-mails, solicitações de reuniões, tarefas, etc. Veja aqui como usar o Quick Parts para criar um modelo de e-mail:

Nota:A Microsoft introduziu o Quick Parts no Outlook 2007 para substituir o AutoText que estava presente nas versões anteriores.

Passo 1:Inicie o Microsoft Outlook no seu computador.

Passo 2:Na Fita, selecione Novo e-mail para criar o e-mail a ser salvo como um modelo.

Passo 3:Destaque o texto do correio.

Passo 4:Clique na guia Inserir e no grupo Texto, clique no menu suspenso Peças rápidas.

Passo 5:Das opções listadas, selecione Salvar seleção na Galeria de peças rápidas para iniciar uma caixa de diálogo.

Passo 6:Dentro da caixa de diálogo, preencha os detalhes relevantes para os campos abaixo:

• Nome:Este é o identificador único para cada entrada. Quick Parts lista os nomes em ordem alfabética. Você vai achar isso muito útil quando você tiver várias entradas.
• Galeria:O Outlook ajuda-o a guardar o conteúdo das suas peças rápidas em galerias específicas. Isto é muito útil quando você tem toneladas de modelos armazenados.
• Categoria:Você deve se ater ao Geral, exceto quando você precisar de agrupamento adicional para seus modelos. As categorias são como subpastas, e pertencem a galerias.
• Descrição:Este é um comentário que ajuda a descrever cada entrada ou modelo. Nunca se vê este atributo, por isso não há necessidade de nos preocuparmos com isso.
• Guarde dentro:Para garantir que o conteúdo esteja disponível para uso em e-mails do Outlook, use NormalEmail.dotm. Também é possível isolar as entradas por modelo.
• Opções:Este atributo ajuda a determinar como inserir cada entrada.

Passo 7:Clique em OK para guardar os detalhes da sua nova entrada. Você pode sempre acessar esta entrada para diferentes propósitos, incluindo a criação de e-mails.

Passo 8:Para usar o novo modelo, vá para a parte do e-mail onde você precisa que o modelo apareça.

Passo 9:Selecione Quick Parts e clique no modelo a ser utilizado.

Nota:Qualquer item gravado em Quick Parts só está disponível localmente no PC.

Criar modelo de e-mail usando o Add-In Meus Modelos

My Templates é um add-in fornecido pela Microsoft para facilitar uma entrada de texto com um clique. Com este recurso, os usuários podem armazenar frases usadas com freqüência e adicioná-las a e-mails quando necessário. Este recurso vem pré-instalado no Outlook; entretanto, os usuários devem ter uma conta de e-mail com um servidor Microsoft Exchange.

Veja como usar o add-in "Meus Modelos":

Nota:My Templates add-in está disponível no Microsoft Outlook 2019, 2016, e 2013, bem como no Microsoft 365.

Passo 1:Lançar o Microsoft Outlook.

Passo 2:A partir da fita, selecione Novo e-mail.

Passo 3:Na guia Mensagens e dentro do grupo Meus Modelos, clique em Ver Modelos.

Nota:Se o add-in View Templates não estiver pré-configurado no Outlook Ribbon, selecione File and Manage Add-Ins para instalá-lo.

Passo 4:Na nova caixa de diálogo, clique em Template (Modelo).

Passo 5:Nas caixas de texto vazias, forneça um título e o corpo do e-mail.

Passo 6:Clique em Salvar para garantir que o modelo esteja disponível a qualquer momento que você precisar dele.

Passo 7:Clique no modelo recentemente criado para transferi-lo para o corpo do e-mail.

Nota:Os templates criados usando o add-in My Templates são armazenados na sua caixa de correio e podem ser acessados de qualquer lugar.

Criação de modelos de e-mail no Gmail

Quer utilize o recurso Quick Parts ou o add-in My Templates, você pode criar facilmente modelos simples no Microsoft Outlook. Você também pode criar modelos em outros aplicativos de e-mail, como o Gmail, usando o Gorgias.