Ativar mensagem automática fora do escritório Outlook 2019

Para deixar uma mensagem automática quando estivermos fora do escritório por qualquer motivo, recomenda-se usar a ferramenta Outlook 2019, pois a partir desta pode ser programada durante o tempo que for esteja disposto a informar os outros e, portanto, não nos desvincule completamente do trabalho.

O gerenciador de e-mail do Microsoft Outlook 2019 oferece uma infinidade de opções que o tornam um dos melhores candidatos quando trabalhamos com um gerenciador de e-mail, mas sem um duvido que a função 'Fora do escritório' seja uma das mais úteis. Por este motivo AdminGuides oferece a seguir o tutorial com o qual podemos ativar a opção de mensagem automática passo a passo no Outlook.

Para isso você terá que seguir os passos que mostramos no vídeo a seguir e que você pode leia neste tutorial:

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1. Como criar mensagem automática usando a opção de resposta automática do Outlook 2019

Um dos procedimentos mais simples oferecidos pela ferramenta Outlook 2019 é sem o uso de uma resposta automática, para iniciá-lo, entramos na seção Arquivo, escolhendo a alternativa 'Resposta automática'.

Uma janela pop-up será aberta onde devemos fazer o seguinte:

• Você deve começar habilitando a alternativa 'Enviar respostas automáticas'.

• A seguir, aparecerá uma janela que tem um campo onde podemos escrever a mensagem que queremos enviar automaticamente durante nossa ausência.

Podemos agora colocar um horário específico durante o qual a mensagem estará ativa. Para isso, basta habilitar a seção 'Enviar apenas durante este intervalo de tempo'. Na parte inferior da seção existem 4 retângulos onde você pode colocar a hora de início e a hora de término, bem como as respectivas datas. Desta forma, serão programados a hora exata em que deseja enviar a mensagem. Isso é feito com a intenção de que a resposta seja automaticamente desativada no momento em que retomamos nossas atividades de trabalho.

Para finalizar, clique no botão 'Aceitar' para que todas as configurações feitas possam ser especificado. Além disso, você pode ver em um pequeno retângulo a opção 'Desativar' que podemos fazer uso dela no caso de retornar antes da data e hora programadas.

2. Criar mensagem automática usando POP e IMAP Outlook 2019

Vamos para o menu iniciar e selecionamos a alternativa 'Novo e-mail' onde podemos adicionar a mensagem que deseja enviar.

Em seguida, vamos ao menu Arquivo onde devemos clicar na opção 'Salvar como'.

Será aberta uma aba que irá nos permite colocar o nome desejado no modelo, bem como uma seção que diz TYPE. Devemos escolher aqui 'Modelo do Outlook'.

A mensagem será armazenada na rota. Clique na opção 'Salvar' para que o modelo possa ser arquivado:

 C: \ User \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates 

Embora, se desejar, seja possível armazená-lo em outro lugar. Uma nova regra pode ser projetado para que a função de replicar automaticamente esta mensagem seja cumprida. Para tal basta entrar no menu 'Iniciar' e escolher a secção 'Mover', esperamos que sejam apresentadas as alternativas e seleccionamos 'Regras', para depois escolher 'Gerir regras e alertas'.

Para concluir a etapa anterior, será aberta uma guia onde devemos escolher a seção 'Nova regra', que pode estar localizada na parte superior esquerda da tela.

Seremos enviados para uma nova janela onde procederemos para localizar e selecionar a alternativa 'Iniciar de uma regra em branco' para depois escolher 'Aplicar regra às mensagens que você recebe.' Será necessário pressionar no retângulo inferior direito que diz 'Próximo'.

Em seguida, vamos pressionar outra opção que diz 'Próximo'.

Em seguida, habilite a alternativa 'Responder usando um determinado modelo'.

Precisamos apenas selecionar 'Um determinado modelo', opção que está na parte inferior do tela, a seguir pressionamos a alternativa 'Modelo de usuário no sistema de arquivos'.

Posteriormente, escolhemos o modelo que foi inicialmente desenhado, basta clicar em 'Abrir' desta forma que verá que foi adicionado. Agora devemos clicar em 'Próximo'.

Poderemos adicionar qualquer tipo de seção à regra. Clique em 'Avançar' abaixo.

Isso nos dará a opção de escolher um nome para esta regra, também podemos a partir deste momento aplicá-lo imediatamente às mensagens que estão na caixa de entrada . A seguir devemos pressionar o retângulo que diz 'Concluir'.

Desta forma conseguimos concluir a ação, ao fazer isso receberemos automaticamente a seguinte mensagem. Basta pressionar 'Aceitar' para fechá-lo.

Para terminar quando uma mensagem for enviada usando qualquer um dos métodos acima, receberemos uma notificação.

Dessa forma, você pode ativar uma mensagem automática para quando estiver fora do escritório no Outlook 2019.