Use o Outlook 2016 sem conta de e-mail e gerenciador de projetos ou tarefas
Outlook 2016 é a plataforma de mensagens da Microsoft que oferece várias funções de gerenciamento de e-mail, gerenciamento de contatos, calendários e outros, por padrão, sabemos que para o funcionamento ideal e correto do Outlook uma conta é necessário, seja POP, IMAP ou local, com o qual você pode ler e enviar e-mails e realizar todas as atividades de mensagens.
Algo que muitos não sabem sobre o Outlook 2016, é que é possível usar o Outlook 2016 sem associar um conta de e-mail e, desta forma, gerencie itens como calendário e tarefas, ou apenas gerencie contatos.
Hoje em AdminGuides veremos aspectos importantes do Outlook 2016, como usar o Outlook 2016 sem ter uma conta de e-mail e usando o Outlook como um projeto gerenciador, que dimensiona ainda mais os recursos desta excelente plataforma de mensagens.
1. Use o Outlook 2016 sem conta de e-mail
Para isso, iremos para a caixa de pesquisa do Windows 10 e lá iremos executar te a seguinte sintaxe:
outlook.exe / pim u0026 lt; nome do perfil u0026 gt;
Aí devemos ter cuidado com os espaços e lembrar que o nome do perfil não deve ter nenhum espaço entre eles, no nome do perfil, podemos adicionar qualquer nome que desejarmos, assim , Outlook 2016 será iniciado sem um endereço de e-mail, contatos, tarefas ou entradas de calendário:
Ao executar isso, veremos que o perfil do Outlook selecionado é carregado:
Dessa forma, podemos usar o Outlook 2016 sem uma conta de e-mail e devemos lembrar o seguinte:
Todas as informações pessoais criadas neste perfil do Outlook estarão disponíveis apenas no computador local.Nenhuma dessas informações estará sincronizado, a menos que uma conta de e-mail seja adicionada ao Outlook que suporte a troca de contatos, tarefas e entradas de calendário.
Portanto, se quisermos adicionar uma conta de e-mail posteriormente, podemos seguir uma das as etapas a seguir. Primeiro, vamos ao menu 'Arquivo / Informações':
Lá clicamos no botão 'Adicionar conta' e seguimos as etapas do assistente para adicionar o conta desejada:
A segunda alternativa disponível é usar uma cópia de backup do arquivo PST da conta de e-mail a ser usada, lembre-se que quando usamos uma conta POP ou IMAP, é para criar um arquivo com uma extensão PST que é onde as configurações da conta são hospedadas. Usando este método, vamos ao menu 'Arquivo / Abrir e exportar':
Lá veremos o seguinte:
Clique na opção 'Abrir arquivo de dados do Outlook' e lá selecionaremos o arquivo PST a ser aberto. Desta forma, podemos usar o Outlook 2016 sem usar uma conta associada.
2. Gerenciar projetos com Outlook 2016
Outlook 2016 nos oferece a opção de gerenciar projetos de pequena ou média escala com ferramentas úteis para um controle ideal, usando esta plataforma de mensagens que nós terá opções para tarefas como:
- Crie campos de tarefas personalizáveis
- Atribua tarefas pendentes atribuíveis
- Tenha lembretes úteis
- Controle o tempo
- Ver atualizações de status
- Priorização e categorização de elementos
- Função de exportação de arquivo e muito mais.
Veremos como usar essas funções no Outlook 2016 ..
Para conseguir isso, vamos para a tarefa e clicaremos com o botà £ o direito do mouse em â € œOrganizar porâ € ?? e lá selecionamos a opção “Configurar visualização”:
Veremos o seguinte:
Clique no campo 'Colunas' e na janela exibida podemos adicionar ou remova as colunas conforme necessário:
Ao clicar aqui, podemos atribuir os usuários desejados, bem como editar a data e intervalos de tempo, prioridades e outros:
O Outlook 2016 nos dá a oportunidade de atribuir um lembrete para que não esqueçamos essa tarefa. Para atribuí-lo, abriremos a tarefa e lá será necessário ativar o â € œAvisoâ € ?? e defina a data, hora e, se desejarmos, um tom para o lembrete:
Não esqueçamos que sempre que for feita uma alteração, devemos clicar no botão “Salvar e fechar”? botão.
Essas colunas nos permitem tomar em detalhes o tempo usado em cada tarefa e é ideal e prático para questões de faturamento e controle:
Também será possível atribuir uma porcentagem do andamento desta tarefa.
Para isso, basta clicar com o botão direito sobre a tarefa e ir para o â € œCategorizarâ € ?? rota e aí selecione a categoria que melhor se adapta às suas necessidades:
Além disso, ao abrirmos a tarefa, podemos selecionar sua Prioridade em Normal, Baixa ou Alta e assim adicionar a importância desejada a ela:
Além das opções mencionadas, podemos usar outras, como:
- Classifique por qualquer coluna.
- Arraste e solte em reorganize as colunas.
- Envie relatórios de status para uma tarefa individual com um clique.
- Veja a seção de detalhes da tarefa por horas, informações de faturamento e empresa.
- Filtre todas as tarefas por palavra-chave, status ou tempo.
Portanto, o Outlook 2016 é muito mais do que uma plataforma de e-mail e pode ser usado para muito mais tarefas administrativas .