Como reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Uma das tarefas que realizamos constantemente quando trabalhamos com documentos no Microsoft Word, independente de sua edição, é adicionar imagens, tabelas, hiperlinks e aplicar formatos ao conteúdo para que sua aparência é muito mais profissional e pode fornecer muito mais informações precisas e dinâmicas dos dados ou elementos a representar.
Esses tipos de tarefas geralmente envolvem a adição de um grande número de elementos multimídia, como imagens incorporadas, fontes e outros objetos , que via de regra fazem com que o arquivo final ocupe vários megabytes de tamanho. Embora para muitos usuários isso possa passar despercebido ou não ser relevante.
Isso se torna um problema ao anexar o referido arquivo por e-mail, enviá-lo para um site, publicá-lo em alguma plataforma, e isso porque esses tipos de arquivos têm um tamanho limite a ser carregado. Portanto, não será possível realizar esta tarefa.
É por isso que é importante aprender a reduzir o tamanho dos nossos arquivos Microsoft Word sem perder a qualidade ou o conteúdo deles e por isso AdminGuides dará um série de dicas práticas para conseguir isso.
1. Como converter o documento de .doc para .docx no Word 2019, 2016 para reduzir o tamanho
A partir do Office 2007, a extensão .docx foi introduzida como um armazenamento alternativa; até o Microsoft Office 2013 que foi definido como o formato padrão.
Os documentos eram normalmente salvos no formato .doc, que é um formato semelhante ao atual, .docx, mas que possui algumas diferenças fundamentais que atuam diretamente no possibilidade de manter o formato correto. Como dissemos, desde a chegada do Office 2013, por padrão, os documentos são armazenados em .docx.
O formato .docx foi desenvolvido pela Microsoft em substituição ao .doc e esta mudança está ligada à crescente competição pelo livre e formatos de código aberto, como Open Office e ODF. Com os arquivos .docx, o trabalho de codificação para estes era feito em XML, então a letra X foi adicionada em .docx e graças a esta nova codificação foi possível adicionar mais suporte para funções avançadas.
Um dos mais Um desenvolvimento notável é que os arquivos .docx agem da mesma maneira que um arquivo ZIP, pois compactam o conteúdo do documento. Portanto, converter um arquivo .doc para o formato .docx reduzirá seu tamanho drasticamente em alguns casos.
Para converter um arquivo .doc para .docx devemos fazer o seguinte:
Iremos acessar este arquivo e então ir para o menu 'Arquivo', lá vamos para a seção 'Informações' para localizar o Categoria 'Modo de compatibilidade' e clique na opção 'Converter':
A seguinte mensagem será exibida. Lá clicamos no botão 'Aceitar'
A seguir será necessário indicar o caminho e o nome para salvar o arquivo com o novo formato, o Microsoft Word realiza esta conversão criando uma nova versão do documento no novo formato .docx t; para que a versão anterior do .doc ainda esteja disponível e possamos validar a diferença de tamanho entre as duas extensões:
2. Executar tarefas de edição durante armazenamento de imagens no Word 2019, 2016 para reduzir o tamanho do documento
Durante as tarefas de edição de uma imagem no Microsoft Word, todas as edições de imagem são armazenadas como uma parte ativa do documento. Portanto, se cortarmos uma imagem no documento, o Word ainda manterá a imagem original inteira - isso representa um impacto no espaço que pode se tornar muito alto e desnecessário. Deve-se levar isso em consideração ao economizar espaço.
Para evitar isso, é recomendável que, se sabemos que as imagens do documento do Microsoft Word devem ser editadas, (como recortar, aplicar filtros, modificar sua orientação, etc. .), é ideal para utilizar aplicativos integrados, como Paint, Paint 3D, Preview, etc. A partir daí execute as edições, salve esta imagem e insira-a, já editada, no documento do Word. Com isso, ajudaremos a reduzir o tamanho do documento final.
3. Insira imagens em vez de copiar e colar para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Normalmente usamos o método de copiar e colar para adicionar vários elementos, como uma imagem, ao documento do Microsoft Word; Mas a falha é que o Word faz uso de certas suposições sobre como gerenciar a imagem.
Por exemplo, se a imagem que colamos está no formato BMP ou JPG, que é um tipo de arquivo grande, geralmente o Word cola com todos suas propriedades aumentam drasticamente o tamanho do arquivo e principalmente se esta imagem estiver em HD (Alta Definição).
Neste caso, AdminGuides recomenda que as respectivas tarefas de edição sejam feitas primeiro, se aplicável, à imagem em qualquer aplicativo de imagem; para que depois disso seja salvo em algum lugar do disco e então vamos ao menu 'Inserir' e no grupo Ilustrações selecione Imagens:
Lá iremos para o caminho onde a imagem editada está hospedada e prossiga para enviá-lo para o documento do Word, reduzindo assim o tamanho geral do arquivo.
4. Compactar imagens de forma integrada para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Compactar um elemento tem sido uma das melhores práticas para reduzir o tamanho de todos os tipos de elementos e, assim, compartilhá-los com outros usuários e até mesmo adicionar medidas de segurança a eles. Com o Microsoft Word, temos a possibilidade de comprimir as imagens do documento de forma a reduzir significativamente o seu tamanho.
Para isso, iremos ao menu 'Ficheiro' e selecione a opção 'Guardar como opção ':
Na janela exibida, clique no botão' Ferramentas 'localizado no canto inferior direito e selecione a opção' Compactar imagens ':
A seguinte janela será exibida. Aí devemos definir a qualidade com que as imagens do documento devem ser comprimidas e podemos ver que a opção 'Aplicar apenas a esta imagem' é atenuada visto que, com este método, a configuração utilizada será aplicada a todas as imagens e não apenas um individualmente.
5. Vincule elementos em vez de incorporar para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Uma das opções que a Microsoft O Word permite incorporar vários elementos ao documento ativo, como arquivos mp3, apresentações do PowerPoint ou planilhas do Excel. Isso, embora útil, pode fazer com que o tamanho final do arquivo Word aumente.
O bom de vincular um elemento é que, ao fazer qualquer alteração no documento original, essa alteração será refletida no documento Word. Por exemplo, para colar algumas células do Excel, passamos a copiar as células desejadas, e depois no Word vamos à opção 'Colar' e lá selecionamos 'Colar especial':
Na janela exibida selecionamos a linha 'Planilha de objetos do Microsoft Excel'. Clique em 'Aceitar' e desta forma o elemento foi vinculado.
6. Pare de incorporar fontes no arquivo do Word para reduzir o tamanho do documento
Quando adicionamos fontes para obter uma melhor apresentação do documento final, é normal que, ao compartilhar esses arquivos com outros usuários, haja a opção de baixar as fontes utilizadas automaticamente, o que significa um aumento no tamanho do arquivo.
Para evitar que o Word baixe essas fontes automaticamente, vamos ao menu 'Arquivo'> 'Opções' e na janela pop-up selecionamos a seção 'Salvar' e lá desmarcamos a caixa 'Incorporar fontes no arquivo' . Clique em 'Aceitar' para aplicar as alterações.
7. Evite armazenar miniaturas no arquivo para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Por padrão, o Microsoft Word oferece a opção de armazenar uma imagem em miniatura do documento ativo para que o Windows possa gerar uma visualização no Explorador de Arquivos desse documento:
Para evitar que o Microsoft Word execute este processo, vamos para o No menu 'Arquivo' e aí, na seção 'Informações', clicamos no botão 'Propriedades' e clicamos na opção 'Propriedades avançadas':
Na janela pop-up , iremos para a aba 'Resumo' e lá desativamos a caixa 'Salvar miniaturas para todos os documentos do Word'. Clique no botão 'Aceitar' para aplicar as alterações.
8. Desativar a função de recuperação automática para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Não é o conselho mais adequado visto que esta função de auto-recuperação do Word, tem como missão fazer backups periódicos do arquivo enquanto trabalhamos nele. Portanto, se o aplicativo falhar ou o computador tiver algum tipo de problema (falta de energia, reinicialização, etc.) graças a esta função, teremos várias versões recuperadas automaticamente de documentos abertos na próxima vez que acessarmos o Word.
Essa função torna o tamanho do arquivo maior, mas é uma das melhores opções de segurança no Microsoft Word.
Se quisermos desativá-lo para reduzir o tamanho do arquivo final, devemos ir para o caminho 'Arquivo'> 'Opções' e em 'Salvar 'na seção, desmarcamos a caixa' Salvar informações de AutoRecuperação a cada (minutos) '. Clique em 'Aceitar' para aplicar as alterações.
9. Exclua as informações pessoais e ocultas do documento do Microsoft Word para reduzir o tamanho
Word armazena uma variedade de informações, visíveis e ocultas, no arquivo sobre aspectos que foram editados no arquivo e estes, por segurança, podemos desejar que outros usuários não vejam. Este tipo de informação aumenta o tamanho final do arquivo para que sua desativação execute duas tarefas, segurança e espaço.
Para realizar este processo, vamos ao menu 'Arquivo / Informação' e aí clicamos no botão 'Verificar problemas' localizado na seção 'Inspecionar documento' e selecione a opção 'Inspecionar documento':
A seguinte mensagem será exibida. Clique no botão 'Sim'
A seguir devemos selecionar as variáveis a serem aplicadas com o inspetor. Uma vez selecionado clique no botão 'Inspecionar'
Assim que o processo for finalizado veremos os respectivos resultados, aí podemos clicar no botão Remover tudo de cada seção, se aplicável :
10. Copiar todas as informações em um novo documento do Word para reduzir o tamanho do documento
Por natureza, ao trabalhar em um documento do Microsoft Word, ele salva vários elementos em segundo plano para realizar suas próprias tarefas no documento. Portanto, uma solução prática é copiar todo o conteúdo para um novo arquivo.
Para isso, vamos criar um novo documento em branco, procedemos para selecionar todo o conteúdo do documento atual pressionando as seguintes teclas:
+ E Ctrl + E
No novo documento, iremos pressionar a seguinte combinação de teclas para colar tudo:
+ V Ctrl + V
Isto irá copiar todo o texto, seções, formato, opções de layout de página e mais parâmetros configurados no documento original, mas nenhuma informação de AutoRecuperação ou versões anteriores serão copiadas, o que ajudará a reduzir o tamanho do documento final, que é o objetivo final que temos desde o início.
11. Desative o armazenamento em segundo plano para reduzir o tamanho do documento no Word 2019, 2016
O Microsoft Word possui uma função integrada que permite salvar as alterações do documento em segundo plano para evitar perda de informações. Esta configuração é habilitada por padrão no Word e consiste em salvar o documento em segundo plano enquanto trabalhamos nele. Assim, ao salvar o arquivo, haverá menos alterações para salvar e, portanto, o processo será mais rápido.
Esta função implica no uso de um tamanho de arquivo um pouco maior para que se quisermos desativar esta função para acessar melhores níveis de tamanho, devemos ir até o caminho 'Arquivo'> 'Opções' e lá, na seção 'Avançado', vamos até a categoria 'Salvar' e desmarque a caixa 'Permitir salvar em segundo plano'. Clique em 'Aceitar' para aplicar as alterações.
12. Converta os arquivos em RTF ou HTML e depois converta-os em .docx para reduzir o tamanho do documento do Word
O formato RTF (Rich Text Format) é um padrão gratuito para documentos com um formato um pouco mais avançado do que o formato de texto simples já conhecido, mas não possui todos os recursos do .docx. O objetivo é converter o arquivo docx para RTF a fim de eliminar todos os formatos adicionais e quaisquer dados ocultos que permitam reduzir o tamanho do arquivo final.
O mesmo método pode ser aplicado com HTML, que é um formato da web que ajuda a reduzir o tamanho do arquivo final.
Para isso, basta ir até a opção 'Salvar como' e na seção 'Tipo' selecionar 'RTF ou HTML'. Clique em 'Salvar' para aplicar as alterações.
13. Altere o tamanho da página para reduzir o tamanho do documento Word 2019, 2016
Normalmente usamos o tamanho Carta para os nossos arquivos, mas podemos usar outros formatos como A4 para aumentar a capacidade de texto em uma folha do Word e assim reduzir o tamanho do documento final.
Para definir o novo tamanho do documento, iremos ao No menu 'Formatar' e na seção 'Configuração da página' clique na opção 'Tamanho' e lá selecionamos a melhor opção conforme apropriado:
14. Remova as versões anteriores do documento para reduzir o tamanho no documento do Word 2019, 2016
O Microsoft Word mantém as versões anteriores do documento à medida que funcionam nele. Já mencionamos que se trata da funcionalidade 'Salvamento automático', mas podemos eliminar essas versões anteriores para liberar espaço no documento e assim diminuir seu tamanho.
Para isso iremos em 'Informações' e lá clicaremos em a seção 'Gerenciar documento':
15. Cole apenas o texto sem formatação para reduzir o tamanho no Word documento 2019, 2016
Normalmente usamos a opção de copiar e colar diretamente para que todo o formato que tem a origem, como tabelas, cores, temas, etc., também seja aplicado o que afeta e aumenta o tamanho de o arquivo do Word.
Para evitar que a informação copiada seja colada com o seu formato, clique com o botão direito e selecione a opção 'Manter apenas o texto'. Assim, iremos colar o texto t sem copiar o formato de origem.
16. Compactar arquivo do Word para reduzir o tamanho com 7-Zip ou WinRAR
Nós indicamos que um O documento .docx é um arquivo compactado; para que possa ser aberto com um aplicativo, como 7-Zip ou WinRAR, para ver todo o seu conteúdo. Podemos extrair todos os arquivos do arquivo .docx, adicioná-los a um arquivo compactado e, em seguida, renomear uma extensão de arquivo com .docx.
Além disso, podemos compactar o documento criado em qualquer um desses aplicativos que podem ser baixados para grátis no seguinte link:
Após a instalação, podemos clicar com o botão direito do mouse no arquivo do Word e usar qualquer um destes para compactação:
Então, podemos ver o tamanho final com o qual o arquivo selecionado foi compactado:
17. Compactar uma imagem específica para reduzir o tamanho no documento do Word 2019, 2016
Nós ter visto que é possível compactar todas as imagens inseridas no documento do Word globalmente; mas se quisermos comprimir apenas uma em particular, devemos selecioná-la e clicar no menu 'Ferramentas de imagem'.
Vá em 'Formatar'> 'Comprimir imagens', e a seguinte janela será exibida onde iremos selecione a qualidade de compressão e podemos definir se ela só será aplicada à imagem atual ou a todo o documento:
Assim, temos opções úteis para reduzir o tamanho de nossos arquivos do Word 2016 ou 2019 e gerenciá-los de uma forma muito mais centralizada e simples.
